Vreugdenhil Dairy Foods

Weg met silo’s, tijd voor een SSoT

Voorheen werd het gehele proces (‘van gras tot glas’) beheerd vanuit een verouderd ERP-systeem. Businessprocessen waren te weinig geïntegreerd en niet transparant genoeg; afdelingen functioneerden als eilanden en waren niet op elkaar afgestemd. “Zaken als vervoer en productie waren gescheiden werelden. We wilden toe naar een efficiënt, geïntegreerd en transparant systeem waarmee de kans op fouten minimaal is”, zegt Albert de Groot, CEO van Vreugdenhil. Een goed werkend systeem met een minimale foutmarge, dat was dus de uitdaging. De oplossing? Als platform biedt SAP S/4HANA een single source of truth en een transparante manier van werken op basis van standaard processen. Bovendien werkt een groot deel van de voedselindustrie met SAP-oplossingen, wat samenwerkingen vereenvoudigt. De keuze voor SAP S/4HANA was dan ook een logische voor Vreugdenhil. De overstap naar S/4HANA stelt Vreugdenhil in staat om processen te standaardiseren en afdelingen te harmoniseren.

Een succesvolle gefaseerde livegang

Het implementatietraject verliep niet geheel zonder uitdagingen en vroeg om een 24/7-mentaliteit met dag- en nachtdiensten. “De supply chain van Vreugdenhil is een bijzondere. Er is geen ruimte voor verstoringen”, aldus De Groot. “Daarbij viel het implementatietraject samen met de piek van de melkproductie in het voorjaar. Ook de coronacrisis maakte het traject niet eenvoudiger. Veel mensen waren genoodzaakt vanuit huis aan het project te werken.” NTT DATA Business Solutions en Vreugdenhil kozen vanwege de uitdagende omstandigheden voor een gefaseerde livegang. Een keuze die succes opleverde. Er werd steeds één productiefaciliteit per keer live gezet, met tussenpozen van drie tot vier weken. In die weken werden er ervaringen en feedback verzameld en die inzichten werden meegenomen naar de volgende productiefaciliteit.

Nu al resultaat dankzij gestandaardiseerde werkwijzen

SAP S/4HANA draait inmiddels naar tevredenheid. Er staan nog enkele efficiency- en verdiepingsslagen op het programma. Er wordt bijvoorbeeld nog gewerkt aan een workflowtooling om het dataproces rondom artikelen te versnellen, zodat de doorlooptijd voor het aanmaken van een nieuw artikel kan worden verkort. Daarnaast worden mogelijkheden van business intelligence bestudeerd en worden systemen aan elkaar gekoppeld om aan de klantzijde processen te versoepelen. Echter: de implementatie levert nu al resultaat op voor Vreugdenhil. Medewerkers maken minder fouten, de transparantie neemt toe en rapportages zijn binnen een oogwenk beschikbaar, wat de organisatie veel efficiënter en beter schaalbaar maakt. SAP S/4HANA zorgt voor Vreugdenhil voor een gestandaardiseerde werkwijze voor alle afdelingen en schakels binnen de gehele supply chain.